INGETEAM confía en EMESA y el sistema de gestión documental DOCUWARE.
Ingeteam es una empresa tecnológica internacional especializada en la conversión de energía eléctrica. Su desarrollo tecnológico en electrónica de potencia y control (inversores, convertidores de frecuencia, controladores y protecciones), máquina eléctrica rotativa Indar (motores, generadores y grupos motor-bomba), sistemas (integración de ingeniería electro-mecánica y de automatización) y servicios de operación y mantenimiento, le permite ofrecer soluciones para los sectores de generación eólica, fotovoltaica, hidroeléctrica y fósil, industria de la transformación de metales, naval, tracción ferroviaria, aguas, recarga de vehículo eléctrico, hidrógeno verde y red de energía eléctrica, incluidas las subestaciones abarcando el transporte y la distribución, buscando siempre una generación y un consumo energético más eficiente.
Ingeteam opera en todo el mundo y cuenta con establecimiento permanente en 24 países, empleando a más de 4.000 personas. Su actividad está estructurada sobre la base de I+D+i, invirtiendo en la misma anualmente más del 5% de su cifra de negocio.
EMESA plantea un sistema de gestión documental DocuWare, que se utiliza de forma híbrida: como solución Cloud y de forma paralela en los propios servidores.
DESAFÍO
Ingeteam partía de un escenario en el cual las facturas por correo electrónico se imprimían y se procesaban manualmente – junto con las facturas en papel: se anotaban a mano los proyectos asignados y se aprobaban en un proceso de varios niveles.
La tramitación, sin embargo, conllevaba varios problemas, como la falta de trazabilidad: si una factura se perdía o se enviaba al departamento equivocado, la empresa no se daba cuenta, y los datos faltaban en la planificación contable. A menudo, estas situaciones sólo se resolvían cuando se recibía un recordatorio por parte del proveedor – y la factura en cuestión se convertía de repente en un asunto extremamente urgente. Asimismo, la búsqueda de los documentos requería tiempo y exigía demasiados recursos, especialmente durante las auditorías.
Por todo esto se comenzó a buscar una solución. Los criterios de selección más importantes fueron un potente componente de OCR, amplias funcionalidades de flujo de trabajo y experiencia con conexiones a ERPs.
Tras una revisión de varios proveedores, EMESA con la solución de DocuWare se impuso a la competencia. El Grupo Ingeteam valoró especialmente la división entre el proveedor de software y la empresa de implementación, que evitaba una dependencia unilateral.
VENTAJAS
Procesamiento digital de facturas en todo el grupo
Al principio, DocuWare sólo se utilizaba para digitalizar las notas de entrega. Tras una exitosa fase de prueba, EMESA se hizo cargo del proyecto principal, el proceso de facturación. En la actualidad, las facturas de proveedores se registran en un único punto para archivarse en el repositorio digital, ya sea a través de un enlace de Outlook para las facturas por correo electrónico, o escaneando lotes de documentos en papel.
Gracias a la indexación automática, DocuWare puede comparar los datos extraídos de las facturas con los pedidos guardados en SAP. Este enlace automatiza hoy muchas decisiones que antes tenían que tomarse en cada caso, como el flujo específico de aprobación, los importes a comprobar o la asignación de los gastos a los proyectos correspondientes.
DocuWare también supervisa la aprobación: los validadores encuentran las facturas asignadas en sus listas de tareas y las aprueban con la ayuda de sellos digitales.
Ingeteam incluso se beneficia de DocuWare en el último paso del proceso, la contabilización: los datos extraídos previamente se transfieren desde DocuWare a una base de datos intermediaria, desde donde SAP los recoge para preparar los asientos contables. Esto libera al equipo contable del trabajo manual de introducir los datos otra vez.
En total, unos 170 empleados trabajan con el gestor documental: la solución en la nube, rápida y de fácil acceso, se utiliza para los documentos actuales, mientras que el sistema instalado localmente sirve de archivo a largo plazo.
“Gracias a DocuWare, hemos podido simplificar considerablemente el procesamiento de las facturas entrantes. Los procesos rápidos y transparentes reducen nuestros costes internos. DocuWare es, por tanto, una de las soluciones informáticas estratégicas en Ingeteam.”
Mikel Belaustegui. Director Corporativo IT & Digitalización, Ingeteam Group, Zamudio, Bilbao.
Gran ahorro gracias al uso sistemático
Con DocuWare se han resuelto con éxito casi todos los problemas que antes se planteaban en papel: la solución asigna las facturas al departamento correcto y permite hacer un seguimiento completo de todas las aprobaciones.
Las búsquedas son mucho más rápidas, por ejemplo durante las auditorías.
Gracias a una integración, los documentos se pueden abrir directamente desde SAP, o más fácil a través de la amplia función de búsqueda de DocuWare.
Para los validadores en el proceso de aprobación, todos los datos relevantes, como los importes de las facturas o las asignaciones a los proyectos, están inmediatamente disponibles. En lugar de tener que buscar primero esta información, ahora pueden centrarse plenamente en sus decisiones y, por tanto, sólo necesitan una décima parte del tiempo para aprobar facturas. Si, por ejemplo, los datos del pedido y de la factura coinciden, la aprobación se da con sólo pulsar un botón.
La situación es similar en la Contabilidad, donde se ahorra alrededor del 70% del tiempo que antes se necesitaba para contabilizar las facturas. De esta manera, el alto grado de automatización de la solución reduce directamente los costes administrativos del Grupo Ingeteam.
“Cuando usábamos el papel, teníamos un gasto invisible muy alto sin saberlo. Muchos procesos administrativos aportan poco valor a la empresa. Precisamente por eso existe un gran potencial de ahorro, que hoy aprovechamos con DocuWare.“
Director Corporativo IT & Digitalización, Ingeteam Group, Zamudio, Bilbao.